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fiche formation

IA-405

IA POUR LES FONCTIONS SUPPORT (ADMIN, COMPTA)

Optimiser les tâches administratives et comptables grâce à l'Intelligence Artificielle

Présentation

Assistants, secrétaires, gestionnaires administratifs, comptables : vous traitez quotidiennement de nombreux documents, courriers, tableaux et données.

L'IA générative peut vous faire gagner un temps précieux sur ces tâches répétitives. Cette formation vous apprend à exploiter ChatGPT et les outils IA pour automatiser et fiabiliser votre travail administratif.

Objectifs pédagogiques

À l'issue de la formation, le participant sera en mesure de :

  • Utiliser l'IA pour la rédaction de courriers et documents administratifs
  • Automatiser le traitement et la synthèse de documents
  • Exploiter l'IA pour les tâches comptables courantes
  • Créer et améliorer des tableaux et analyses Excel
  • Organiser et optimiser son travail quotidien avec l'IA
  • Appliquer les bonnes pratiques de confidentialité

Programme

1L'IA pour les fonctions support : introduction (1h)

  • Qu'est-ce que l'IA générative ? Principes et outils
  • Cas d'usage pour les fonctions administratives et comptables
  • Ce que l'IA fait bien : texte, analyse, synthèse
  • Ce que l'IA ne fait pas : calculs fiables, accès aux SI
  • Confidentialité : ce qu'on peut et ne peut pas partager
Démonstration et échanges sur les besoins des participants

2Rédaction administrative avec l'IA (1h30)

  • Rédiger des courriers professionnels (clients, fournisseurs, administrations)
  • Créer des modèles de lettres types personnalisables
  • Répondre à des emails courants
  • Reformuler et améliorer des textes existants
  • Traduire des documents
  • Adapter le ton selon le destinataire
  • Corriger l'orthographe et la grammaire
Travaux pratiques : rédaction de courriers types

3Traitement de documents et synthèse (1h30)

  • Résumer des documents longs (rapports, contrats, procédures)
  • Extraire les informations clés d'un texte
  • Comparer plusieurs documents
  • Créer des comptes-rendus de réunion
  • Synthétiser des échanges d'emails
  • Classer et organiser des informations
Atelier : synthèse de documents fournis

4IA et tâches comptables (1h30)

  • Rédiger des relances clients
  • Créer des modèles de courriers comptables
  • Expliquer des écritures et concepts comptables
  • Analyser des données chiffrées simples
  • Créer des commentaires pour les tableaux de bord
  • Rédiger des notes explicatives (variations, anomalies)
  • Limites : l'IA ne remplace pas le logiciel comptable
Exercices : communications et analyses comptables

5IA et Excel : le duo gagnant (1h)

  • Créer des formules Excel avec l'IA
  • Expliquer et corriger des formules existantes
  • Analyser des données et créer des synthèses
  • Créer des tableaux croisés dynamiques assistés
  • Nettoyer et formater des données
  • Automatiser des tâches répétitives
Travaux pratiques : travail sur fichiers Excel

6Organisation et productivité (30 min)

  • Organiser son travail avec l'IA
  • Créer des listes de tâches et rappels
  • Planifier et prioriser
  • Automatisations simples à mettre en place
  • Plan d'action personnel
Formalisation des priorités d'intégration

Méthodes pédagogiques

  • Formation très pratique orientée tâches quotidiennes
  • Exercices sur cas administratifs et comptables réels
  • Création de modèles réutilisables
  • Bibliothèque de prompts administratifs fournie
  • Attention particulière à la confidentialité

Moyens techniques

  • Salle équipée : vidéoprojecteur, connexion internet WiFi
  • Ordinateur portable personnel requis avec Excel/Word
  • Compte ChatGPT ou Claude actif

Évaluation

  • Exercices pratiques tout au long de la formation
  • Quiz de validation
  • Attestation de fin de formation

Formateur

Expert en organisation administrative et outils IA. Il accompagne les fonctions support dans l'optimisation de leurs processus grâce à l'Intelligence Artificielle, avec une approche pragmatique et respectueuse de la confidentialité.

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