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fiche formation

IA-623

RÉDACTION DOCUMENTAIRE QUALITÉ AVEC L'IA

Créer et optimiser la documentation du système qualité grâce à l'Intelligence Artificielle

Présentation

Manuel qualité, procédures, instructions, enregistrements : la documentation qualité est souvent perçue comme un fardeau.

L'IA générative peut transformer cette corvée en processus fluide et efficace. Cette formation vous apprend à créer, améliorer et maintenir votre documentation qualité avec l'assistance de ChatGPT et Claude, tout en respectant les exigences normatives.

Objectifs pédagogiques

À l'issue de la formation, le participant sera en mesure de :

  • Créer des procédures qualité structurées et conformes
  • Rédiger des instructions de travail claires et exploitables
  • Améliorer et harmoniser la documentation existante
  • Créer des formulaires et enregistrements efficaces
  • Simplifier des documents trop complexes
  • Maintenir la documentation à jour efficacement

Programme

1Documentation qualité et IA : les enjeux (1h)

  • Rappel : la pyramide documentaire (manuel, procédures, instructions, enregistrements)
  • Exigences normatives : ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485...
  • Problèmes courants : lourdeur, obsolescence, non-utilisation
  • Ce que l'IA peut apporter à la rédaction documentaire
  • Ce que l'IA ne fait pas : validation, approbation, expertise métier
  • Processus cible : expertise + IA + validation
Échanges sur les pratiques documentaires des participants

2Créer des procédures avec l'IA (2h)

  • Structure d'une procédure : éléments essentiels
  • Briefer l'IA : contexte, processus, objectifs, public
  • Générer une première version de procédure
  • Définir les responsabilités et interfaces
  • Décrire les étapes du processus
  • Intégrer les points de contrôle
  • Référencer les documents associés
  • Itérer et affiner avec l'IA
  • Respecter les exigences normatives
Travaux pratiques : création de procédures

3Rédiger des instructions de travail (1h30)

  • Différence procédure vs instruction
  • Structure d'une instruction efficace
  • Rédiger des étapes claires et séquencées
  • Niveau de détail adapté au public
  • Intégrer les points de vigilance et sécurité
  • Ajouter des illustrations et schémas (quand et comment)
  • Instructions multilingues
  • Validation terrain
Exercices : création d'instructions de travail

4Améliorer la documentation existante (1h30)

  • Analyser un document existant avec l'IA
  • Simplifier un document trop complexe
  • Compléter un document lacunaire
  • Harmoniser des documents hétérogènes
  • Mettre à jour des documents obsolètes
  • Fusionner des documents redondants
  • Convertir des savoirs oraux en documents écrits
  • Créer des versions synthétiques (aide-mémoire)
Atelier : amélioration de documents apportés par les participants

5Formulaires, enregistrements et autres documents (45 min)

  • Créer des formulaires d'enregistrement
  • Concevoir des check-lists de contrôle
  • Rédiger des spécifications et cahiers des charges
  • Créer des supports de formation qualité
  • Rédiger des communications qualité
  • Créer des affichages et visuels
Exercices : création de documents variés

6Gestion documentaire et plan d'action (45 min)

  • Organiser la production documentaire
  • Processus de rédaction, vérification, approbation
  • Maîtriser les versions et l'obsolescence
  • Former les rédacteurs occasionnels
  • Mesurer l'utilisation des documents
  • Plan d'action personnel
  • Questions/réponses
Formalisation et clôture

Méthodes pédagogiques

  • Formation 100% pratique orientée production documentaire
  • Création de documents réels pendant la formation
  • Travail sur la documentation des participants
  • Respect des exigences normatives
  • Templates et modèles fournis

Moyens techniques

  • Salle équipée : vidéoprojecteur, connexion internet WiFi
  • Ordinateur portable personnel requis
  • Compte ChatGPT ou Claude actif
  • Documentation existante des participants bienvenue

Évaluation

  • Documents créés et améliorés pendant la formation
  • Qualité et conformité des productions
  • Attestation de fin de formation

Formateur

Expert en systèmes de management de la qualité et en rédaction technique. Auditeur certifié, il accompagne les entreprises dans l'optimisation de leur documentation qualité depuis de nombreuses années.

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